Dosya adındaki R05 ifadesi tek başına belgenin imalat için kullanılabileceğini göstermez. Revizyon, dokümanın değişim sırasını; durum ise bilginin hangi amaçla ve kim tarafından kullanılabileceğini anlatır.
Revizyon ve durumu birbirine karıştırmayın
Bir çalışma dosyası daha yüksek revizyona sahip olsa bile henüz inceleme veya yayımlama kapısından geçmemiş olabilir. Kullanıcı güncel revizyonu, uygunluk durumunu ve yayımlayan yetkiyi aynı anda görmelidir.
Bilgi geçişlerini tanımlayın
- Çalışma: disiplin içi üretim
- Paylaşılan: koordinasyon ve inceleme
- Yayımlanmış: sözleşmede tanımlanan amaç için kullanım
- Arşiv: işlem geçmişi ve denetim izi
Eski bilgi silinmez, etkisizleştirilir
Yerini alan doküman, eski kaydın hangi revizyonla değiştirildiğini göstermelidir. Böylece geçmiş karar korunur; ancak saha ve imalat ekibi yanlış sürümü güncel sanmaz.
Dağıtım ve kabul kaydını tutun
Yayımlama tarihi, hazırlayan, kontrol eden, uygunluk kodu, hedef kullanıcı, transmittal ve yorum kapanışları belgenin güvenilirlik zinciridir.